遠端工作管理課:5個技巧帶你建立高效團隊!

文/面試趣

圖片來源/shutterstock

疫情當前,「遠端工作」成了新的工作模式,當員工在家工作,遠端工作管理就顯得更為重要。以台灣主流職場環境來說,遠端工作相對較為陌生,遠端管理也成了一大難題。其實遠端工作管理不難,掌握以下五個技巧,即使疫情過後,回歸辦公室也一樣能維持高效狀態!


遠端工作管理課一:制定明確的遠端工作守則

以台灣目前的職場文化來說,「遠端工作」並非常態的工作模式,甚至許多企業並沒有制定相關政策,突然要進入遠端模式,也沒有相關規定可以依循,因此建立一個基礎的遠端工作守則絕對是遠端工作管理的第一步,先有準則,員工也能有所依循。

最初的一套標準不用太複雜,只需要包含最重點且頻繁需用到的守則為主。

例如:

上下班打卡方式、分流辦公制度、共同會議時間及模式、溝通回報方式、資訊安全問題等。

公司產業類別不同,可能有不同的重要性業務規範,掌握最基本的準則,除了能讓管理銜接更順利之外,也協助員工建立一套在家遠端工作模式。


遠端工作管理課二:有效率的遠端工具輔助

遠端工作最大的不同在於,原本可以面對面處理的問題,大部分都必須轉成線上工作,因此遠端工具的輔助也就更為重要。在制定完基本的遠端工作守則後,軟體平台的整合與選擇,也是遠端管理的重點。除了基本的遠端打卡工具、VPN設定等,即時通訊軟體、會議平台、檔案共同管理及協作工具,甚至是更進階的專案進度管理工具等,都是遠端管理必須選擇及統一的。

但這麼多的遠端工具如何選擇?其實只要掌握一個重點:大家都能快速上手

遠端工具百百種,要挑的不是最好、功能最齊全的,而是最適合團隊的。

若平常沒有遠端工作的習慣,大家接觸遠端軟體工具難免陌生,若要快速讓大家適應,挑選一個易懂且能快速上手的軟體,比起軟體功能強不強大更重要,挑對工具,遠端管理變容易,在家工作一樣有效率。


遠端工作管理課三:明確的工作目標並掌握進度

遠端管理最大的困難點之一就是工作進度的掌握。當員工在家工作,看不到團隊工作狀況,難免感到焦慮,擔心進度因此落後,比起想像的擔心,制定明確的工作目標並掌握工作進度才是首要。

例如:

一個禮拜宣布一次當週工作目標,每個人都有自己負責的項目且安排自己的工作進程,下週再與團隊確認上週完成進度狀況。比起一天追一次進度,一週一到兩次會是更好的方式。

一週的工作進度一開始可以估得比平常寬鬆一些,畢竟團隊都還在適應遠端工作模式,依照每週團隊完成進度狀況再慢慢調整,做好彼此的溝通。工作進度的掌握當然是遠端管理重要的一環,但一不小心就會成了緊迫盯人,反而造成反效果,因此更需要花心思溝通調整。


遠端工作管理課四:信任你的團隊

如果要說遠端工作管理最重要且唯一要遵守的精神是什麼?那一定是:信任你的團隊

這道理看似簡單,但往往是遠端工作管理上最容易遇到的問題,也許管理者並非不信任團隊,只為求好心切,但若員工感受上是不被信任,那也很可能造成遠端工作管理上的阻礙。

建立信任首要的一件事就是慢慢放手。制定工作目標後,放手讓團隊去執行,適時追蹤工作進度,若都有按照進度進行,那也表示團隊效率沒有因為在家工作而受到影響,追蹤進度的頻率也可漸漸調整到彼此都覺得合適的程度;若進度產生落後,應該一同討論造成進度落後的原因,可能是遠端工作的磨合期,又或者是其他執行上的困難,共同尋求更好的解決方式。信任你的團隊絕對是能讓遠端工作管理更順暢的核心價值之一。


遠端工作管理課五:持續調整遠端工作模式

遠端工作管理最後一個重點:持續調整遠端工作模式。遠端工作守則不求一次做到位,基礎遠端工作守則完成後,持續性的調整有其必要。隨著遠端工作執行的時間越長,問題就會逐一浮現,針對困難去改進調整,是遠端工作管理持續性需要做的事,若能不斷改善彼此在遠端工作管理及溝通上的問題,也能讓遠端工作守則更為完善。

以上這些努力都不會白費,未來也可以納入公司正式的工作守則,遠端工作仍然是個趨勢,將來有機會用到時,也能再次快速將工作完整銜接,維持團隊高效率,減短磨合過渡期。


其實遠端工作管理其實沒有想像中複雜及困難,每家企業對於遠端工作的適應性本來就不同,有些很仰賴面對面溝通及紙本檔案傳遞,在家工作當然對其工作模式造成很大的影響,適應期也就更長;有些企業數位化程度高,常態使用遠端工具,遠端工作模式對他們來說影響就顯得較小,也比較容易上手。

根據不同的企業文化進行遠端工作管理的規劃,而遠端管理的目標先是求能正常運作,再追求效率,遠端管理使否得當也反映在團隊在家工作執行遠端作業的磨合期長短,能運用技巧管理掌握進度,就能有效縮短磨合期,打造高效團隊不是問題。


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