遠端工作推薦4種軟體,在家工作效率不減!

文/面試趣

圖片來源/shutterstock

越來越多人開始居家辦公在家上班,當大家無法面對面溝通、開會、傳遞文件該怎麼辦?此時遠端工作最需要借助好的工作軟體及平台,將辦公室內的業務轉到線上去!但這麼多的遠端工作軟體,需要哪些?又該怎麼選擇呢?這次就整理推薦幾個遠端工作必備軟體給大家,在家工作一樣有效率!


遠端工作軟體推薦:即時通訊 (Slack、JANDI)

最首要的一定是即時通訊軟體,以前在辦公室只要轉頭就能找同事,在家上班後,全部都得靠即時通訊軟體來幫忙。比起LINE,你有更好的選擇,現在就告訴你為什麼!

Slack

比起LINE,Slack是更著重於團隊的通訊平台,遠端工作需求增加之下,Slack也在國外迅速竄升。與LINE最大的不同是,Slack可以依照需求開設群組,除了一對一直接通訊,還能依部門組別設立不同群組,也能針對專案成立一個溝通小組,將不同業務的溝通分開,訊息溝通上也比較連貫和完整,不再雜亂無章各講各的!

另外,Slack也能與Google日曆做連結,若團隊有共同行事曆,即可設定在群組內通知大家今日事項,即使遠端工作重要行程也不漏掉,也可以依照需求與其他應用程式連結哦!

原本Slack介面為英文版,但現在也有繁體中文版可以使用囉!但仍有幾個要注意的地方,若為免費版只能檢視及搜尋最近的10,000則訊息,及檔案空間的限制,除了太久之前的訊息會無法瀏覽之外,免費版其他功能都蠻夠用的,可以先使用看看再決定是否購買更完整的版本哦!

JANDI

另一個要介紹的團隊通訊軟體是近期討論度也蠻高的JANDI。其實與Slack的功能大同小異,一樣都可以依據不同的業務需求,設立小的對話群組。除了關鍵字搜尋訊息之外,也能搜尋對話中上傳的檔案,茫茫對話大海裡找檔案也變得更方便!同時也能連結第三方應用程式,讓JANDI的功能更為齊全。

JANDI比Slack更早有中文版介面,對於不擅長英文介面的人,使用上更為方便,但免費版同樣有訊息的上限及檔案空間的限制,團隊都可以使用評估後,選擇最為適合的方案。


遠端工作軟體推薦:視訊會議(Google Meet、Zoom)

視訊會議軟體當然不能少,在辦公室很頻繁透過會議進行溝通及進度的討論,因此遠端工作對於視訊會議的需求就不會少,幾乎是每個遠端工作者必備!這次就推薦幾個常見也快速上手的遠端視訊軟體給大家!

Google Meet

Google Meet 也是近期快速竄升的遠距會議軟體,除了快速上手之外,發起會議也很快速,發起者使用Google Meet開起新會議,只要將會議連結傳送給邀請對象,對方只需點擊連結就可以加入會議,當然也可以對加入對象做出條件限制,才不會讓其他人不小心闖入會議啦!

其實使用Google推出的應用程式,最大的優點是,大家都有Google帳戶,很多都不用額外下載軟體,使用網頁就能使用,遠端工具的磨合及適應期都是比較小的。

Zoom

Zoom則是專業的遠端視訊軟體,類型比較像Skype,其功能比起Google Meet也更為完整,除了作為遠端會議軟體之外,能一對一進行對話及視訊,也能錄製會議,對於會議紀錄蠻有幫助,如果想長期使用,且有更完整的紀錄及功能的話,Zoom會是蠻推薦使用的軟體。


遠端工作軟體推薦:檔案協作(Google Workspace、TeamViewer)

遠端工作與辦公室上班最大的不同就在於檔案的傳遞。許多公司業務仍是以紙本或是Word、Excel檔案為主,遠端工作最頭痛的也是檔案傳遞及協作方式的改變。其實使用雲端線上協作的方式,能大大提升檔案往返傳遞修正的效率。

Google Workspace

Google Workspace( 以前叫G Suite)其實是Google所推出的一系列軟體的總稱。前面所提到的Google Meet也包含在內,而檔案協作的部分就不外乎Google文件及Google試算表啦!其實就是Word及Excel線上版啦,基本功能差不多,但擁有檔案權限的人可以共同編輯同一份文件,因為儲存點在雲端,所以要查閱也就更容易囉!

當然其中也不只有檔案協作的軟體,也包含許多企業團隊在遠端工作執行上的需求,一樣也有企業方案的選擇,大家可以再自行評估囉!

TeamViewer

TeamViewer其實是一個遠端控制軟體,連線辦公室的電腦,對於在家上班無法進辦公室的人來說是一大好物啊!主要服務著重在遠端支援、遠端存取以及線上協同作業,可以解決在家工作所產生的許多問題,也可以在跨裝置上做使用,因為功能很多,相對也需要一些時間去摸索,但的確是遠端工作必須推薦的效率軟體之一啊!


遠端工作軟體推薦:進度管理(Trello、Todoist)

除了主管對團隊工作進度的掌握之外,團隊也需適時的回報個人作業進度,接下來要介紹的軟體就能幫大家把所有專案及項目進度通通管理好,清楚明瞭,也可以減少大家互相追蹤進度的時間。

Trello

Trello是對於專案管理及組織任務來說很好用的軟體之一,介面操作直覺也蠻清楚,不太需要專業的管理知識或技巧,就能讓團隊都快速上手。Trello可以將每個部門的工作項目列出,在針對每個項目做進度的追蹤及管理,大家都可以清楚看到專案的進度到哪裡,也可以彼此配合調整工作進度,方便管理所有準備中,或是正在執行的專案,即使回到辦公室工作,也能持續使用讓團隊效率更好!

Todoist

Todoist比較傾向個人任務的管理清單,千萬別完全只依靠大腦,更好的方式是把待辦事項寫下來,而Todoist就提供大家整理待辦事項的服務,將每個任務再細分成小任務,也會讓自己更有條理及效率的完成作業,不僅在工作上能使用,在生活瑣事上也能幫忙記住生活大小事哦!


這麼多遠端工作軟體怎麼選?沒有最好只有最適合

上述介紹了四個種類的遠端工作軟體,即使在家工作也能保持效率,降低工作模式的轉變對業務執行的影響。哪種遠端工作軟體最推薦?其實只要掌握一個原則:能快速銜接。若軟體功能很齊全,但對於初次使用的人來說很有難度,那反而影響工作進度,使得遠端工作的磨合期更長,沒有最好只有最適合,希望大家都能選到最適合團隊的工具!


工作和選擇遠端工作軟體一樣
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