「行政助理」面試問題大全,面試官到底要看什麼?

文/面試趣

圖片來源/shutterstock

你正在準備「行政助理」的面試嗎?在準備之前,先看看這篇《新鮮人必看!「行政助理」怎麼看發展性?五大必備能力帶你無痛轉職》瞭解完「行政」這個職務的必備能力後,這樣準備行政的面試問題更能事半功倍!

本篇文面試趣要跟大家分享除了「自我介紹」外,五個面試行政時很有可能被問的問題,並進一步分析這些「行政面試考古題」,讓大家能搞懂面試官到底想瞭解你什麼,讓我們一起看下去吧!


一、你會使用什麼軟體工具幫助你工作?

面試官真正想問:我想知道你會不會主動找工具,來解決問題或提升效率。

建議大家除了回答 word、excel、powerpoint...這三個基礎到不行的工具,可以準備一些「時間管理」工具,行政的工作很多都跟時程安排有關,讓面試官了解到你是一個懂得用工具輔助自己工作的人,又是跟這份工作特性有關的工具,會是個很加分的回答。

當然,如果你有其他擅長的工具,像是剪輯影片、製圖...等,也別忘記趁這時候展現你的其他能力。


二、你覺得行政的工作是什麼?你有什麼期待?

面試官真正想問:你有沒有對這場面試做功課,你有了解我們公司在做什麼嗎?

這個問題看似很容易,但它卻暗藏玄機,很多人一不小心就讓自己掉入扣分的陷阱中!面試就跟寫履歷一樣,需要客製化,面試官問這個問題是想知道,你有沒有在面試前,先了解一下公司的狀況,雖然都叫行政,但一間資訊公司的行政,跟一間會計事務所需要的行政,工作內容一定會不一樣,而大部分的公司也都會在刊登職缺的時候,描述該職缺需要做的工作。

建議大家可以針對公司的產業特質來準備這個問題,或是直接查看前輩們的面試心得,讓面試官感受到你做準備的用心。


三、最想改進的一個缺點是什麼?覺得自己最大的優點是什麼?

面試官真正想問:我想知道這個缺點跟優點,對這份工作是否帶來影響或幫助。

這個問題跟第二題有異曲同工之妙,這個回答建議大家,務必要讓答案跟你行政的工作有所關聯,第一是表現出你對這個職務的認真,第二是讓面試官可以知道「你聽得懂問題」。

舉例來說:你在面試行政時說,你的最大的優點是很有創意,這個回答沒有錯,但沒有辦法直接為你的行政面試帶來加分,所以千萬不要小看這個問題,面試官看得細節遠比我們想像的還多。


四、對自己的職涯或工作有什麼規劃嗎?

面試官真正想問:你是個朝著目標在前進的人嗎?

很多人在面試行政工作時都會想表達出自己的「穩定」跟「安於現狀」,確實,行政的角色普遍會希望有這樣的特質,但「有目標」也是一個很重要的特質。

以行政來舉例,朝職涯的方向來訂目標,可以提及自己有興趣或想培養的專業,如社群、行銷、人資...等,若對轉換工作內容沒興趣,也可以在原本的工作上繼續進修,例如成為行政職務的管理階級...等。

大家千萬要記得,公司都會喜歡「願意學習的人」,所以除了行政最需要的「穩定」,也需要好好傳達自己其他方面的特質。


五、什麼原因會讓你想離職?

面試官真正想問:我想知道我們到底適不適合?

針對這個問題,面試趣真心建議大家,真的要回答真實的原因,但當然不是要你大罵前公司有多差、有多鳥,而是要你就事論事,把真實的狀況釐清且說明白,到底是工時的問題、工作內容或氣氛的問題,或是同事之間的問題...。

為什麼呢?因為這是你面試這間公司的機會!如果他能夠理解你的問題,那這份工作才不會像上一份工作一樣,最後讓你不愉快的想離開。

大家也不要擔心會因為這個問題沒有太多包裝自己,導致失去錄取的機會,因為行政的專業你已經在前幾個問題都表現完了,如果一間公司肯定你的工作專業,不會只因為你的離職原因而不選擇你,如果真的不選擇,那可能也代表他們其實也擔心自己公司有類似的狀況,他們錄取你後,你可能也不會想久待。


這幾個面試問題,大家準備好了嗎?
我們始終相信,好的人才絕對會找到好的工作
面試不只是你在被選擇,你也有選擇工作的權利!

面試趣不只陪你面試去,更要陪你找到最適合的好工作。

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