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【實用分享】超具體的高效率與建立信任工作習慣分享


文/Evonne Tsai


看我的文章的讀者畫重點,似乎大多是一些工作思維與做法類的內容,所以來快速整理一下我的一些工作習慣跟大家分享,有更好的做法也歡迎分享~

關於計畫與文件
1.  Weekly plan:每週一早上的第一個任務,就是排自己一週要做什麼,還有檢查自己上一週的計畫,那些沒達成,為什麼沒達成。即使老闆沒要求,我也會做出計畫,要不然星期一面對電腦就是一片茫然與星期一藍藍,會持續一兩個小時很浪費,列出計畫之後能快速聚焦與排出優先次序。

2. 當我開始渙散發呆時,就會回去看我的weekly plan,大部分的狀況下就能立刻聚焦,如果還無法聚焦,我就會一件件把我在想的要做的事情列下來,就更容易排優先次序。

3. 常常建立check list,基本上會忘記的事情、會粗心的事情,一定會建check list,確保下次一查就能直接順著檢查,不會犯一樣的錯誤,也可以節省回想的時間。

4. 常常建立流程圖,會問清楚一件事是怎麼發生,怎麼結束的,然後記錄下來,能自己實際做一次,或現場觀察一次更好。

5. 把一個專案所需的全部資訊,包含計畫、文件連結、聯絡窗口、進度,整理在一份文件中,所需檔案整理在同一個雲端資料夾中。

6. 抓緩衝:時間和預算都是。


關於需求與溝通
1. 接到任務會問目的是什麼、前因後果是什麼、相關部門是那些部門。

2. 用5W1H釐清真正的需求。

3. 釐清需求的目的之後,我會直接簡短告訴需求方,自己接下來大概會怎麼做,一部分確保我初步想完了,可以大幅減少之後要計畫時,忘記這件事情的前因後果,重新回想和計畫所花的力氣。另外一部分,這樣能比較容易確保產出有大致符合對方的預期,對方聽到你已經快速有下一步計畫,也會認為你把這件事的優先次序放很高。

4. 之前,即使還沒做完,我也會拿有雛型的半成品先跟需求方確認這方向是不是他要的,再繼續往下,也就是先出beta版。這可以減少走錯路還修很久的狀況,但要注意對方預期正確—你只是先給他確認方向而非成品,否則可能因此覺得你的產出不專業,我現在因為老闆對格式與內容要求高,就不會這樣做,但相對也浪費一些時間在做非需求的東西,還在try老闆的極限XD

5. 任何人跟我說的需求,我一定拿筆寫下來,一部份是不相信自己的記憶,一部份是,他一邊講你一邊很認真地記下來,會讓交付工作給你的人比較放心,知道你重視這件事情,而且不會忘記。

6. Mail或需求一定一兩天內回,即使沒完整答案,也會初步回應,並告知什麼時候會有答案 >>這我之前覺得很快,但是現在在SP和其他人比起來,算是很慢的QQ

7. 要找人溝通或問問題時,大多先問對方有沒有空,我大概需要占用他多少時間,而不是一股腦衝過去問。

8. 非到必要,不提「這很急」,不急的事會跟對方說不急,什麼時候給我就好。

9. 信守承諾,自己答應人家什麼時候要給的東西,拚命也會給出來,如果真的真的不行,提早就會跟對方溝通,然後壓新的提供時間。

10. 由內而外確認,例如有問題要問外面的合作夥伴,或是其他部門的人之前,一定自己先google,google不到再問同部門的人,同部門的人問不到才去問其他部門的人或夥伴。


關於會議
1. 開會一定發會議邀請,會議邀請內一定列agenda,包含要討論的主題,還有誰應該講什麼(這應該很基本,但卻遇過許多人開會不列agenda的)

2. 會議時間到之前,一定早5–10分鐘到會議室,電話會議,一定提前3分鐘就開始打電話。

3. 大家到的時候投影機一定會接好,要討論的文件都打開好,時間到了有人還沒來,一定主動私訊確認。

4. 會議一開始會再講一次會議的目的還有希望得到的結果,會議上就做簡單的紀錄,並逐項和有action item的人確認(一定要當場藉著群眾壓力確認)

5. 會議後一定會寄出會議紀錄(以前要求自己一定要當天,現在看狀況……但最晚隔天一定寄出)

6. 對於大鍋飯一堆人一起報告的會議,即使和自己講的東西無關,也不在人家講的時候自己咖咖咖電腦打字,會聽對方說,看有什麼自己能貢獻的地方,沒有也當長知識。

7. 會努力同步多方資訊與背景知識,將資訊攤開來給大家看。

8. 討論事情時如果突然想到某件事情等一下要確認,不好意思打斷對方,又怕自己忘記,我就會手指偷偷比個1,兩件事就比個2,這樣等下至少知道還有幾件事要討論,一般就會想起是什麼事情(這是S姐教我的)

關於信件
1. 先電話或私訊討論,沒事不亂發信,發信出來多是記錄私訊討論的結論,讓大家事後可以追蹤。

2. 重要的信,或是常見分類的信,會在信件開頭用[ ]標示,例如[Report]、[Meeting minute]。

3. 超級無敵在意mail收件人裡有誰、角色是什麼,決不亂cc老闆,加了某人進來,會在信件一開頭標明加了誰讓大家都知道,如果mail裡被cc的人太多,還會開始移除人(尤其是老闆),當然移掉了誰也會在信件一開頭讓大家都知道。

4. 我有一個信件資料夾叫做finish,專門放那些刪掉覺得不太保險,留著又占空間的信,其實那些信百分之九十九是不會再看了,但放進去讓我毫無心理負擔XD

5. 寄信出去之前一定緊張兮兮看三次,如果是重要信件會看到爛,然後先留在草稿中,過一下子再回去確認(當然要看信的時效性),沒問題才寄出。

以上!

有些很基本,有些是小撇步,有些看情況和你的角色,話說當我手指著1對著工程師比比比,卻想不起來是什麼事情的時候,都會被覺得是怪咖XD

其實準則就是尊重大家的時間,為大家多想一步,你的舉手之勞,幫10個人省下5分鐘,總共就省了快一小時。

還有不要太相信自己,人是會忘記、會喪失焦點、會渙散的動物,所以要整理、紀錄、做計劃、寄結論。

這些小事累積起來,就成了你的專業和他人對你的信任感來源,但要建起需要累積,要推倒卻只是一夕之間的事啊~~

最後再分享一個工作上的莫非定律
如果有某件事情我還沒搞清楚,就先丟出來討論或回覆,這件事99%會有問題,然後我一定會被問倒,那時就會後悔死為什麼我不花時間搞懂,屢試不爽,所以真的不能因為忙而存著僥倖心態阿,那是在消耗你珍貴的Credit阿,戒之慎之……


不過反過來,當大家都在瞎子摸象各說各話時,若你能跳出來將前因後果講清楚,大家就會覺得你超強很專業,而且這也可以節省所有人的時間。

工作就跟求職一樣
需要好的建議、方法或工具來幫助自己向前邁進
面試趣不只陪你求職,工作上的小撇步也幫你準備
祝你悠遊職場、快樂工作!



(文章授權於Evonne Tsai部落格

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這是篇長文,閱讀時間約15-20min,請確保有足夠的興趣&精神再往下滑,也可以直接跳躍到有興趣的公司。
不過也要先說明,文中不會提供什麼:「面試必中準備秘笈」或「感動面試官之金玉良言」這種東西...只是將自己面試的過程以及對公司的觀感記錄下來,因為我認為,每個人對面試的回答,應該是照自己的情況或能力去回答,沒有所謂標準答案,我能夠提供的只有讓你了解面試的氛圍,讓你去思考自己會如何應對。
【誰適合閱讀這篇】: 這篇分享寫給我自已,也寫給跟我條件類似的同溫層。我們不是台清交成政,也不是海歸派(甚至我自己只有大學學歷),但我們也好像小有努力,我們曾做過實習、曾跑過活動,也似乎知道自己要些什麼,但由於現階段的能力還不足以支撐我們理想中的樣子,所以雖然我們做了職場上該有的準備,但仍然迷惘。
【包含哪 11家公司呢?】:皆在北部 01. 奇幻城堡 02. MAJI 集食行樂  03. MAGIPEA 美極品  04. eLand - 意藍資訊  05. C Channel  06. HonestBee 誠實蜜蜂  07. 采億科技  08. 雲沛集團 - adHub 經緯廣告 09. MSI 微星科技  10. JUKSY 街星  11. 奧美集團 - 奧美互動行銷
這篇文章背景是我準備換第二份工作,第一份是在awoo 國際 — 擔任 AdWords 廣告投放。文中皆個人想法,盡量不帶主觀批評 (盡量啦…),但也不代表完全正確,如與真實情況不同,敬請指教。(偷偷說,文末有小彩蛋~
依照面試先後順序排列:


公司名稱:奇幻城堡 (一次面試 )
面試職稱:營運處 行銷專員
《職位內容》: 負責遊戲「大富翁天團」的行銷企劃,主要以線上推廣為主,需要有廣告投放及數據分析基礎觀念,若過去有社群經營經驗或實作部分為佳。
《面試過程》: 問題都算基本,最重要的是絕對絕對絕對要去試玩他們家的遊戲,在回答問題時,適時代入遊戲結合你提出的行銷方式。這間是我退伍後面試的第一家,其實我是拿來當練習的,但還好面試主管都還滿不錯,只要在面…

【面試心得】2018 前端工程師面試心得

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【背景】
森林系畢業,沒參與過任何資工必修課,是個大四才起步的自學傻子,啟蒙語言是 R。大四時協助教授建置 Linux server 並擔任 server admin。畢業前進入業界擔任 iOS 開發實習生,並在畢業後轉正職,2017 年 Q3 才開始全職開發前端工程。正職工作經驗約 1.5 年。

我的優勢是學習力旺盛、有 native app 開發經驗、熟悉且熱愛 Linux 和 command-line、熟悉電子書市場與相關技術、善於溝通傾聽而不堅持己見、喜愛分享所學所見。

我的劣勢是對 UI 較不在行、CS 知識不夠紮實、臨場反應不佳易緊張、沒有跑過真正的 TDD 和嚴謹的軟體開發流程。希望我的背景能給同樣境遇的朋友一些參照。

【求職需求】
由於前東家是上櫃公司,規模不小,制度完善,但也稍缺彈性,所以求職希望以新創公司為主。
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新創團隊或具有新創氛圍技術討論風氣盛。有能力相仿或更強的 co-worker,不必自幹。工作流程明確。重視軟體品質(CI/CD、單元測試)。同事年齡相近。對社會有正面意義。應徵企業列表以下是這段時間我有去應徵的企業,如果你對細節沒興趣,可以直接 end。

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你上班時除了花體力、花腦力,還有一種很耗損的原因就是「情緒勞務」。

「為什麼去上班,我總覺得超累?」你累的,其實不是做了多少事,而是心很累!

美國社會學家亞莉•霍奇查爾德(Hochschild)提出了一個概念叫做「情緒勞務」(Emotional Labor),這是指你上班時除了花體力、花腦力,還有一種很耗損的原因就是「情緒勞務」。

體力、勞力之外的情緒勞務 這個名詞在最初時,霍奇查爾德《情緒管理的探索》裡是這樣定義的:「個人致力於情感的管理,以便在公眾面前,創造一個大家可以看到的臉部表情或身體勞動」。

 像是空姐要付出「熱情的情緒勞務」、醫生要付出「冷靜的情緒勞務」、櫃台人就會有「微笑的情緒勞務」,簡單說就是上班隱藏真實情緒,還得「賣笑」或「賣親切」。

之後,霍奇查爾德在《組織中的情緒》把情緒勞務的範圍擴大:「不管任何工作,只要涉及人際互動,員工都可能需要進行情緒勞務。」

我換句大白話,類比給你聽就懂了:
面對超愛不懂裝懂的無理客戶,你就要付出「微笑點頭、沒關係我改」的情緒勞務。
面對暴怒的老闆,就會有「低聲下氣、老闆英明」的情緒勞務。
面對扯後腿的同事,得拿出「內心喊幹,卻一笑而過」的情緒勞動。
面對不聽話意見又多的部屬,又要上演「忍住白眼、耐心輔導」的情緒勞務。 

這些煩人事,都是職場的日常,該怎麼紓解甚至進一步解決問題呢?


情緒勞務沒錢拿,卻與競爭力息息相關
莫名被轟炸、主管講話難聽、無理要求一大堆,不管是哪一件,都很容易讓你心情不美麗。職場有情緒難免,但要懂得自己找出口,首先,職場上要排解情緒,絕對不會是靠別人、更不是靠嘴,下面這個自毀案例,職場上很常出現:

之柔工作能力不錯,卡了個中階主管的位子,最近公司業務量大增,工作量直線上升,加上主管盯得緊,日子變得很難過,之柔開始跟其他部門的同事抱怨:

「煩死了,主管一直丟東西過來,別人的事也要我支援,憑什麼?」
「為什麼我的Team要做得比較多?能力好就活該嗎?」
「我都要累死了耶…為什麼公司還不幫我加薪?」
之柔一連問出三個為什麼,其實她想要表達的概念就是三個字:「不公平」!她沒有先把這些情緒內化,選擇直接「點火自燃」,把自己的情緒放到最大,由此可見之柔江湖走跳的時間還不夠長,不然就是智慧還沒開。

能者多勞,沒錯,這是真的!但做得多、領得多,這件事在職場上絕對不是正相關。

之柔過不去的點是,為什麼我能力好就…